- RPAの導入を考えていますか？
- RPAの導入が決定していますか？
- RPAの導入をあきらめていませんか？
今回はそんな方たちへ向けた、RPA導入前の対策についてお伝えしていきます。
まず
RPAとはRobotic Process Automationの略でして、
その名の通り「ロボットが業務を行ってくれる」というものです。
実際にロボットを導入するわけではなく単純にソフトウェアです。
RPAの基本知識は下記記事を参照してみてください。
RPAを導入若しくは導入する前に、自分の業務だけでなく、各部署、各担当の業務も理解し、シナリオをミスなく作り上げることが必要になってきます。
作成ポイントは2つ
- 業務担当者に寄り添う
- RPAを業務担当者に説明し理解してもらう
ことがポイントになります。
業務担当者に寄り添う
業務担当者の業務負担を労い、
助け舟を出すということを前面にアピールしてください。
- 何か業務で困っていることはありませんか？
- 最近忙しそうですけど大丈夫ですか？
といったように担当者に寄り添い、担当者から困っていることを引き出すようにしましょう。
間違ってもこのようなニュアンスで話さないように注意してください。
- 業務をすべて洗い出してください。
- どんなことに時間を使ってるのですか？
- あなたの業務はロボットでもできますよ。
- 人件費を削減する予定です。
このようなニュアンスで業務担当者と接してしまうとアウトです。
誰でも自分の仕事には誇りやプライドがあります。
特に長く特定の仕事をしている方は
自分にしかできない仕事だと抱え込んでいるパターンがあります。
先ほどのような、担当者の批判ややる気をそぐような接し方をしてしまうと
業務をオープンにしない（隠す）可能性が一気に高まります。
特に最後の「人件費を削減する予定です」は特にアウトで、
仕事をロボットに取られるから隠す、嘘をつく
ということになりかねません。
まずは業務担当者に寄り添い、業務担当者の状況をよく理解してあげてください。
その中で信頼関係を作り上げておけば
いざ業務を洗い出すときにこちらの味方になってくれるはずです。
いきなり上から高圧的に来られても
人はガードを固くするだけです。
RPAという武器を持ったRPA担当者はその武器を振りかざしがちです。
今流行りのソリューションを仕事にするわけですから、
気が大きくなりがちになるな気持ちも十分分かりますが
ITに心を奪われないように注意してください。
私自身も常にその心は持つようにしています。
RPAとはどういうものなのかを業務担当者にしっかりと説明しましょう
RPAの基本的なメリットは
- 面倒な繰り返し作業を任せられる
- RPA処理後の成果物のチェックだけすればよくなる
- 他の仕事に時間を割ける
これらを業務担当者にしっかりと伝えましょう。
自分の業務がRPAに任せられたら自分がどんなに楽になるのか
また
- 今までやり残していたこっちの仕事に手をつけられる！
- 残業がなくなる！
などメリットを自分に置き換えてもらえるようにしてください。
そうすることで業務担当者も積極的にRPA化に協力してくれます。
先ほども申し上げた通り、
信頼関係がないとRPA化はスタートからとん挫します。
こちらのしっかりとした説明なしに
自分の業務をさらけ出してくれるとは到底思えません。
RPAの説明をしっかり業務担当者に伝え信頼関係を構築しましょう。
まとめ
RPA担当者としてしっかりとした知識を
RPA担当者もしっかりとした説明ができるよう
RPAのできること・できないことをしっかり把握しておきましょう。
企業によっては「当社でRPA化できるもの・できないもの」にきっぱりと分け
費用対効果を最大限試算してからでないと導入できない企業もあると思います。
尚更、他部署の業務洗い出しが必要不可欠になりますので
ポイントをしっかりと抑えてRPA導入を成功させてください。
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